記事提供:R25

出社して、まず一番にやることは?と聞かれれば、多くのビジネスマンたちは「メールチェック」と答えるだろう。

習慣化しているものの、「(ついつい)対応を忘れてしまう」「読んでいるだけで午前が終わってしまう…」など、改善できる点は多そう。あなたは効率よく行えているだろうか?

『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?』(KADOKAWA)の著者で外資系企業でマネージャーを務める木部智之さんは、現在13チーム、300人以上の部下をまとめているという、正真正銘のデキるビジネスマンだ。

多いときは1日500通にも及ぶメールを処理しているという木部さんが、効率のいいメールチェックの作法を教えてくれた。まずは、「朝イチのメールチェック作法」で重要なのは以下の2点。

メールチェックは時間を決めて行う

「メールを見る時間を厳密に決めたほうが、仕事の効率が上がります。メールチェックのタイミングを1日のタイムスケジュールのなかで決める。私は、毎朝8時30分から行われるミーティングに備え、8時15分~8時20分の5分間で、ざっとメールを確認します。忙しいときは、会議の出席者からの連絡など重要そうなものだけは確認しておく…といった具合ですね」(木部さん・以下同)

重要なメールを判断するポイントは、件名と送信者。時間がないときは優先度の高いメールを即座に見極める事が必要だとか。

メールは「1回しか」読まない

「メールは開いたら、1回で処理する意識を常に持っておくことが重要です。なんとなく開いて後で返そう…だと、返信を忘れたり、メールを繰り返し開くことになったりして、時間のムダです」

また、日中の業務時間のメール対応についても、仕事の効率をアップするコツがあるという。

メールのポップアップ設定はしない

「ポップアップ設定をしているとメールがくるたびに作業をいったん中断しなきゃいけないから、そこで集中力も切れてしまう。例えばミーティング時にポップアップがでてくると、せっかく盛り上がっていても一瞬空気が途切れてしまうじゃないですか。それってすごくもったいない。緊急のメールなんて少ないから、目の前の仕事に集中できる方法をとったほうがいいです」

集中したいときは、メールを見ない

「見ないって決めても、意外と開いちゃうんですよね(笑)。なので、どうしても集中したいときは、メールソフトごと閉じたり、PCのネットワーク自体を一旦切ったりする。少々荒い方法ですが、常にメールを気にしながら作業する方が効率も悪いので」

大事な資料を作るときや、期限が迫っている仕事をするときは、絶対にメールチェックはしないという木部さん。メールが作業の妨げになるなら、思い切って完全に見ない時間を作るというのも効率化する工夫のひとつだ。

メールを次の日に持ち越さない

「退社する際は必ず最後にメールチェックを行い、未読メール、未返信メールが残っていないか確認します。今日のメールは今日のうちに片付けておく。そうすれば翌日の朝、前日の仕事をだらだら持ち越さず、やるべきことにすぐ取りかかれます」

早く帰りたいからと、途中でメールを放置して退社していないだろうか。少しのがんばりが翌日の自分の仕事をグンと楽にするのだ。

「メールチェックは時間との勝負。工夫次第で誰でも効率化できる」と語る木部さん。たかが「メールチェック」と侮らず、少しでも効率化を図ることが、あなたをデキるビジネスマンに近づけるかもしれない。

権利侵害申告はこちら

Spotlightのライターなら1記事最大3000円もらえる!日本最大級メディアでライターデビューのチャンス