記事提供:R25

議題から脱線し、そのまま意味のない話が延々続くという状況は、会議や打ち合わせではよくあること。相手が上司だと話をさえぎりづらく、本題に戻れない場合も多い。相手を不快にさせず、話を終わらせる方法はないのだろうか?

「長話をしている人が息をついた瞬間を狙って、話の流れを変えることが重要です」

そう話すのは、7月に『こいつできる!と思われる いまどきの「段取り」』(日本実業出版社)を上梓したビジネスミート代表の野田宜成さん。ビジネスの現場で使える“スムーズに話をさえぎって、流れを変えられるフレーズ”を教えてもらった。

■「わかりました。ここでいったん休憩しましょう」「ここで話題変えましょう」

会議を仕切る司会を務めている場合は、「わかりました」「そうですね」と、話の間に比較的割り込みやすい。相手の話を受け入れた上で場の空気をリセットするよう促すと、相手も不快感を覚えにくいだろう。

■「ここらへんで、“今後どうしていくか”についても話しましょうか」

議論に対して、過去の失敗の理由をダラダラ話し続ける人もよくいる。その場合は、未来の話に移すような一言を入れると、会議が進みやすい。

■「すごくいい話ですね。後で詳しく聞かせてください」

自分が司会を務めていない場合は、相手を持ち上げつつ、話を切り替えられるように促してみよう。“持ち上げるワード”が抜けてしまうと、相手は「話をさえぎられた」と不快に感じてしまう。そして、後日になったとしても話の続きを聞くことは忘れずに。

これらのワード以外に、そもそも話を長引かせないための事前準備や進行術はあるのだろうか。

「会議の終了時間を明確に決めることです。その上でタイムキーパーを務め、話が脱線したら『終了まであと○分なので』と軌道修正するといいでしょう。ホワイトボードなどがあれば、議題を大きめに書いておくと、参加者の視界に入り意識しやすくなるので、話がズレにくくなります」

野田さん自身は、会議にストップウォッチと付せんを用意するという。アイデアや意見を集める際、1人ずつ発表していくと1つの発言をきっかけに脱線しやすい。会議自体も、序盤に発表した人の意見に引っ張られやすくなるという。

それを防ぐため、制限時間を設けた上でアイデアを付せんに書き出し、一斉に提出する。この方法だと議題からズレにくくなるそう。では、さっそく教えてもらった会議テクを実践してみよう。

「職場で新手法を取り入れたい時、上司を説得することは難しいものです。まずは、部下をまとめて自分が仕切れるような場面で試してみましょう。そこで成果を出していけば、上司や先輩も新たなやり方を認めてくれるはずです。

また、最初から“長話”“脱線会議”ゼロを目指すのではなく徐々にならしていくことも、相手を不快にさせないという観点では大切です」

無理のない範囲で、会議や打ち合わせの改善を目指してみよう。

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