出典 http://ddnavi.com

ビジネスマンにとって、なくてはならない業務の1つに、メール処理がある。上司、部下、営業先など、あらゆるメールを打たなければならない。

「果たしてこの表現でいいのか?」「この敬語の使い方は正しいのか?」など、日々のメール処理に悪戦苦闘している人は多いはず。

考えすぎて書けない人のための1分間メール術』(神垣あゆみ/フォレスト出版)によると、なんとビジネスマンは1日のうち平均4.2時間もメール処理に費やしているそうだ。

これが本当なら、めまいがしそうな事実である。もしこの4.2時間が1時間に短縮できたら、「アフターファイブ」を楽しめる人が続出するだろう。朝早くに出社してメール処理していた人も、いつもより寝坊ができるはず。

本書では、34のビジネスシーンに対応したメール文例集がいくつも紹介されている。例えば、相談に関するメールに悩んでいるときは、本書の相談の項目を開き、メール文例をコピペし、体裁を整えるだけで、メールができてしまう。劇的な仕事効率の向上だ。さっそく気になる内容をいくつか紹介していこう。

1分で処理する『おわびメール』

おわびのメールを送るのに苦労した経験はないだろうか。細心の注意を払う必要があり、いつもより時間がかかってしまう。本書では、おわびに関するメール文例7つが掲載されており、今回は遅延のおわび例文を紹介しよう。

件名:納品遅延のおわび

本文:○○株式会社
佐藤様

お世話になります。メルイチ商事の鈴木です。X 月X 日付にてご注文いただいた商品の納入が遅れており、誠に申し訳ございません。付属品に不具合が見つかり、現在、急ぎ修正を行っております。

1 日でも早く出荷できるよう納期短縮に向けて努めておりますので今しばらくお時間をいただけないでしょうか。遅くともX 日までには出荷の予定ですが、出荷日が確定次第、改めてメールにてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしたうえもっと早くご連絡すべきところ対応が遅れてしまい、重ねておわび申しあげます。

出典考えすぎて書けない人のための1分間メール術

できるだけ納期を具体的に特定して伝えることがポイント。これで相手の不安を払拭できる。また「~したいと思います」という表現は、使いがちではあるが、おわびのメールでは軽々しい印象を受けるのでNGだという。

1分で処理する「反論メール」

仕事をする上で、意見や反論しなくてはいけない場面も出てくる。しかし、相手や言葉遣いを間違えれば、クビが飛びかねない。

特にメールは文字だけなので「おわびメール」以上に細心の注意を払いたいところだ。今回は上司への「反論メール」の文例を紹介しよう。

件名:○○について再検討のお願い

本文:田中部長

商品開発チームの渡辺です。取り急ぎ、用件のみ申しあげます。部長のご指示はごもっともと思うのですがチーム全体でもっと○○についての協議する必要があるのではないでしょうか。

お言葉を返すようですが、○○するということは△△という状況を招きかねません。今後の商品開発にも少なからず影響を及ぼすことが懸念されます。

チーム全体の士気にかかわることでもあるのでぜひとも再度、ご検討をお願いいたします。

出典考えすぎて書けない人のための1分間メール術

「取り急ぎ、用件のみ申しあげます」は、急を要する用件のときに使うフレーズだが、意見や反論を述べるときにも使う。

ポイントは、相手の意見を否定してかかるのではなく、いったん受け入れてから自分の意見を述べることだそうだ。「こういう考えもあるのではないか」という姿勢で問いかけ、提案する表現を心がけるべきだという。

1分で処理する「感謝メール」

付き合いでの飲み会や会食が、仕事をする上で欠かせないこともある。本書では、そのあとの煩わしいお礼のメール文例も載せている。

件名:昨夜の会食のお礼

本文:○○株式会社
佐藤様

おはようございます。いつもお世話になります。メルイチ企画の鈴木です。昨夜は、おいしい中華料理をごちそうになりありがとうございました。人気の鍋を堪能でき、夏ばて気味だった体調もすっかり回復しました。

御社の皆様とも楽しいひと時を過ごし親しん睦ぼくを深めることができました。佐藤様のお取り計らいに心から感謝いたします。

気持ちも新たに、御社の業績アップに貢献できるよう努めて参ります。今後とも変わらぬお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。

出典考えすぎて書けない人のための1分間メール術

飲み会や会食があった翌朝にはメールを送るべきだそうだ。午前10時までに送る場合は「おはようございます」を添えるといいという。

メールに煩わしさを感じている人は、一気にメール上手になってほしいところだ。また、本書購入特典として、コピペ専用ホームページURLを無料プレゼントしている。上記の他にもメール文例126が、まるまるパクれるようになっているのだ。

私など、さっそく2つほどパクって、先輩にドヤ顔でメールを送りつけた。良い気分だ。本書はずいぶん気の利いた一冊となっているので、ぜひメールが苦手な方は手にとってほしい。

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