今年もたくさん届いた“年賀状”。

この年賀状をどうやって保存しようか、迷いませんか?

そこで簡単に、そして後々見返す時にもとっても使いやすい年賀状の管理方法をご紹介しましょう。

■年賀状を保存するのは「1年分」のみ

みなさん、年賀状は“何年分”保管していますか?

3年分という方も10年分という方もいらっしゃると思いますが、筆者の家では1年分のみ保管しています。

なぜ“1年分”なのか?

その答えはいたってシンプルで、過去の年賀状は「届いたときと、翌年の年賀状作成のときしか見ない」ということがわかっているから。

年賀状は親しい人や、遠方に住むなかなか会えない親戚や友人の近況を確認するためと、最新住所録としての役割を備えているので、1年分のみの保管という答えにたどり着きました。

そんな1年分のみ保管している筆者が年賀状管理に使っているのは、100円ショップのアルバムです。

出典日刊Sumai

台紙に一枚ずつ写真を貼るタイプのアルバムで、リングでとめるだけのシンプルな作りです。

いただいた年賀状は、パンチで穴をあけリングに通すだけ。こうしておけば、1枚ずつパラパラとめくることができるので、後々の管理が楽になります。

よくある市販の年賀状収納用品は、1枚ずつクリアポケットに差し込んでいく形が多いのですが、年賀状を入れ替えたり、順番を変えたりする手間が意外とかかるもの。

筆者もそのようなクリアポケット式の年賀状収納用品を使っていた時期がありましたが、順番を変えたいときは、変える場所以降を全て入れなおさなければならないということもよくあり、とても大変でした。

出典日刊Sumai

さらに、もともと付いていた台紙をインデックスとして利用して、仕事関係とプライベート関係などに分けて保管することも可能。使い方の幅がぐんと広がります。

実は筆者の家では、すでに家族5人分の年賀状ファイルを準備しています。

子供がいただく年賀状はまだ少ないので、大人分と一緒に管理していますが、成長して交友関係が広がっていくと年賀状の管理は個々でしてもらう予定。

本人にしかわからない交友関係もあるので、ある程度成長したら個人に任せた方がよいですよね。年賀状は「1年分をリング通し方式で、さらに個別管理する」ことで、年末の忙しい時期でも、より正確に素早く年賀状作成ができますよ。

いただいた年賀状はすべてリングに通し、途中、引越しや結婚による住所変更のお知らせや、喪中はがきが届いた場合は、すでに保管している年賀状と差し替えるようにします。

このような“差し替え“が簡単なのが、「リングに通す方式」の最大の利点なので、放置してしまいがちな住所変更や喪中のはがきも、いただいたときにすぐに処理することができるのです。

こうすることで、ファイル内は常に最新の情報が詰まった住所録となり、次の年賀状作成はとても楽に。

過去の年賀状を呼び起こす必要もなく、スムーズに年賀状作成に取り掛かることができます。


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