記事提供:まぐまぐニュース!

ファイルの添付し忘れといった可愛いものから、社外秘のデータを得意先に送ってしまったという笑えないものまで、誰もがやってしまいがちな“メールでの失敗”。

ビジネスメールのマナーを手とり足とり教えてくれる人気メルマガ『仕事美人のメール作法』では、以下のような典型的なメールの失敗例を5つ取り上げ、その対応策を紹介しています。

ケース1:相手の名前を間違えていた。
ケース2:敬称を付け忘れてメールを送信していた。
ケース3:添付ファイルの付け忘れ。
ケース4:NGな内容のメールを送ってしまった。
ケース5:相手から返信がない、返信が遅い。

ケース1:相手の名前を間違えていた

タイプミスや思い違いで、相手の名前を間違えたままメールを送信してしまった…。

あってはならない初歩的なミスですが、間違いに気づいた時点ですぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。

「お名前を書き誤り、申し訳ございません。大変失礼いたしました」

出典 http://www.mag2.com

このときメールの内容は、名前を間違えたことのお詫びに徹します。

他の用件を盛り込むと、「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びになりません。

逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。

相手が間違いに気づいてないと分かった時点で、「私の名前は○○と申します」と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。

訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。

相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば、用件の後に「ちなみに、私の名前は…」と付け足す程度でよいでしょうし、

見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには、名前を間違えていることを理由にきっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。

いずれにせよ名前の間違いは、間違えた方も、間違えられた方もきまりが悪いものなので、送信前によく確認することが大切です。

ケース2:敬称を付け忘れてメールを送信していた

名前も社名も間違えていないのに、敬称を付け忘れたままメールを送っていた…。

これも“痛い”ミスですが、気づいた時点ですぐに非礼を詫び、敬称を付けたメールを再送します。

お詫びの一文には、「すみません。○○様の宛名に敬称を付け忘れていました」のように、「忘れた」という言葉は印象がよくないので

「敬称のない宛名でメールを送ってしまい、大変失礼いたしました。お詫び申しあげます」

出典 http://www.mag2.com

のような言い回しの工夫を。

相手の社名のほか、相手の商品名やサービス名など、重要な語句を間違えてしまった場合も、メールの冒頭に次のような一文を添え、正しい文面のメールを再送します。

(社名の間違いの場合)
「社名を誤って表記しておりました。大変申し訳ございません」

(商品名などの間違いの場合)
「文面に間違いがあり、大変失礼いたしました。改めてこちらをご覧ください」

出典 http://www.mag2.com

自分にとっては「うっかりミス」でも、相手からすると、社名や商品名などを間違えたメールは、自社が軽んじられているという印象を抱き、いい気持ちはしないものです。

「相手の心をつかむメール」の第一歩は、こうした基本的なポイントをきちんと押さえたメールです。

送信前に必ず読み返し、抜けや間違いがないように気をつけましょう。

ケース3:添付ファイルの付け忘れ

「それでは、資料を添付してお送りします」と送られてきたメールに、添付ファイルがない…よくあるうっかりミスです。

メールにデータを添付して送信する場合は、送信前に添付を確認して送信ボタンを押すのが基本ですが、メール送信後に添付忘れに気づいたら、その時点ですぐに添付メールを送信します。

その際、

「肝心のファイルを添付しそびれており、大変失礼いたしました」

出典 http://www.mag2.com

といったひと言を添えて再送を。

相手がファイルを添付し忘れていて、再送を促す場合は「ファイルが添付されていませんでした」…では少々素っ気ないので

「先ほどのメールに○○のファイルが添付されてないようです。恐れ入りますが、再送していただけますか」

出典 http://www.mag2.com

とすれば、丁寧かつ文全体の印象がソフトになります。

相手も「しまった!」と思っているので、やんわり促す言い回しとして、「再送してください」の代わりに「再送していただけますか」と、問いかけ調にするのがポイントです。
その前に添える「恐れ入りますが」は、社内のやり取りであれば省いてもよいでしょう。

ケース4:NGな内容のメールを送ってしまった

相手に見せるつもりのない内容…例えば、下書き段階の原稿や企画書とか、予算の内訳といった資料を、誤ってメールに添付してしまった。

あるいは、送るべき相手を間違えて、社内の営業担当者に宛てたメールを、担当している客先に送ってしまった。

想像するだけで身の毛のよだつミスです。

しかし送信したメールは、元に戻すことも、追いかけて消すこともできません。

送るべきではない内容、送るべきではない相手に、誤ってメールを送信してしまった場合は、気が付いた時点ですぐに次のように削除を申し出ます。

「先ほど送信したメールに、誤って別のファイルを添付してしまいました。恐れ入りますが、開封せずに削除をお願いいたします」

「先ほど、送付先を誤ったメールを送信してしまいました。申し訳ありませんが、直ちに削除をお願いいたします」

出典 http://www.mag2.com

このような一文を添えたうえで、本来送るべきだったファイルを添付したり、伝えるべきだった内容のメールを送信したりします。

実際は、誤送信したメールの添付ファイルや内容を、相手がすでに見ているかもしれません。

しかし、「削除してください」と伝えることで、「そのデータやメールの内容は、見てはいけないもの」という意思表示になり、相手もそれ以上その内容に触れることはできなくなります。

手遅れと諦めずに、相手に意思表示することで、それ以上情報が広がらないように抑制するのです。

このような事態を招かないためには、データの管理をおろそかにせず、ファイルに分かりやすいタイトルを付け整理・保存を。

うっかり誤送信してしまわぬよう、「メモ帳」などに下書きして、仕上げたものをメール送信するといった“ひと手間”を惜しまないことも大切です。

重要な内容ほど、送信前に慎重に確認する習慣を身に付けましょう。

情報漏えいは、こうした小さなうっかりミスが引き金となります。

ケース5:相手から返信がない、返信が遅い

出欠の有無、依頼に対する対応の可否、問い合わせに対する返答など、待っているのに相手からの返信がないということがあります。

確認を急いでいるときほど、なかなか返信をくれない相手に対するイライラした気持ちが、メールにも反映されてしまいがちです。

「○○の件、どうなっていますか?」「△△の回答はまだですかね」といったストレートな催促は、先方が「今、送ろうと思っていたのに」というようなときや、「こっちだって大変なんだ」という状況の場合は、反感を買うこともあるので注意が必要。

メールを受け取ったことや送信したメールの内容を、相手が忘れていることもあるので、確実な返答がほしい、急いで確認したいという場合は、メールから電話に切り替えた方が得策です。

その際は次のように切り出します。

「先日、メールでお伝えしたのですが○○の件はいかがなりましたでしょうか?」

出典 http://www.mag2.com

「○○の件はいかがなりましたでしょうか?」の部分は、「○○はご出席(参加)いただけますか?」「○○のご返答をまだいただけてないようなのですが」と、内容に合わせてアレンジを。

上記のフレーズは、メールで催促・確認する場合も応用して使えます。

期日が近づいている用件や、相手の対応状況が分からず不安を感じたときは、

「○○の件はいかがなりましたでしょうか?」

出典 http://www.mag2.com

期日を過ぎても連絡がない場合は

「○日にはご連絡(ご提出)をいただけるとのことでしたがいかがでしょうか」

出典 http://www.mag2.com

といった感じで打診します。

「当方の作業は8割がた完了しておりますので、(相手の作業分)をいただき次第、仕上げにかかります」

「△△様の必要部数のご連絡をいただき次第、見積もりをとりますので、できましたら本日中にご連絡いただければ幸いです」

出典 http://www.mag2.com

…のように、こちらの進行状況や段取りを具体的に知らせるのも、一つの方法です。

軽く相手にプレッシャーを与えることで、相手の対応を急いでもらう効果をねらいます。

お互いが相手の状況が見えないために、返信や対応が滞る原因になっている場合は、催促のメールは角が立たないよう言葉を選びつつ、自分の方も困っている、待っているという実情を伝えることも必要と考えます。

権利侵害申告はこちら

Spotlightのライターなら1記事最大3000円もらえる!日本最大級メディアでライターデビューのチャンス