どこから手を付けていいか分からないけど、仕事が日々溜まっていく。

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このように思ったことは有りませんか。大企業、老舗の会社では既にマニュアルがあり、効率的に仕事ができる環境が整っているかもしれませんが、会社の設立から間もない場合、充分な教育制度がマニュアルが無い企業も珍しくありません。

そのような場合、個人が行う業務の範囲が広くなってきます。そんな時にどのように仕事を進めていけばいいかを、ご紹介します。

パソコンやスマホの「ユーザー辞書登録」は必須です。

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定型文など、有る程度の入力する文章は決まっていると思います。

その場合、いちいち入力をするのは手間になりますので、漢字の変換が難しい場合なども予め、よく使用する単語、文章は辞書登録をすることをお勧めします。空いた時間で他の業務に取り組めるように、省ける時間は、どんどん省いていきましょう。

戴いた名刺は、その日のうちにデータ入力。

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名刺1枚の入力にかかる時間はとても短いですが、「後でやろう。」と後回しにしてしまい、結果的に作業が面倒になりやすいのが、名刺の入力=顧客管理でもあります。

戴いた日に入力をして、データの漏れがないようにしましょう。その際に、どのような方でどんなお話をしたかなど、備考欄に書いておくと、良いですね。

会社の地図など、お客様に習慣的に案内するものがあればフォーマットを作る。

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私の会社も、創業30周年にも関わらず、会社の地図がありませんでした。簡易的な案内はありましたが、見ても場所が分かりづらく、お客様に来ていただく時に、道に迷われる方が多かったため、作り直しました。作成するのは時間が少しかかりますが、作り直したことで、道に迷う方が減り、お電話で道案内をする必要が殆ど無くなりました。

地図の他にも、会社のサービスなど、習慣的にご案内する内容が有れば予めフォーマットを作っておくと良いでしょう。

業務中にマニュアルも作って、データ保管。

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業務中にマニュアルを作ることは、とても面倒なことに思えるかもしれませんが、いずれ従業員が増えることが考えられます。また、自分が休んで、他の方に業務をお願いするときのために、しっかりとした作りではなくても、業務フローを作っておくことが大切です。簡単な資料であれば、PCのスクリーンショットをコピー&ペーストをして、そのページにやり方を記載するという方法がおすすめです。

チャットや他のSNS、電話など、最短で済ませられるツールを使う。

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大企業などではあまり認められないと思いますが、ベンチャー系や創業期で、厳しい規則がない企業の場合、業務でSNS等を使える場合が有ります。取引先と丁寧にメール対応、もよいですが、お相手の方も忙しい中でお仕事をして下さっています。もし、双方に支障がなければ、業務を進めやすいように、電話・チャットなど、最短の時間で出来る連絡方法を駆使するのも良いでしょう。

社内に、質問できる人を沢山もつ。

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ベンチャー企業、少数の企業でも部署が分かれている場合、自分以外に業務内容に精通している方が居ないケースもあります。そのような場合でも、社内にお話が出来る方が居ることで、業務内容もですが、社内のルールや取引先のことを教えて戴けるケースもあります。積極的に質問をして、より良い仕事の仕方を見つけていきましょう。

「何とかする。」と思って、仕事に取り組む大切さ。

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今の会社が、「部署のスタッフが私だけ。」という状況でした。業務内容を聞ける先輩はおらず、研修は4時間だけ。社内システムひとつ取っても、データは空っぽで、業務マニュアルもなく、まさにイチから作り上げてきました。特にマンパワーが足りない場合、業務をして、後でマニュアルを作って…ということは、不可能に近いでしょう。だからこそ、業務をしながらデータの整理整頓をすることで、仕事がしやすくなります。

ベンチャー企業や、おひとりで部署を運営されている方などのご参考になれば、とても嬉しいです。

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山本明日香 このユーザーの他の記事を見る

講談社:VoCE読者ブロガー「VOCEST」3期生。スワロフスキーアーティスト。ヨガ、ストレッチを中心としたボディメイク、ヨーロッパのファッション・ライフスタイルなどを発信するのが得意!ダイエット検定1級取得。Webライティング能力検定1級合格 ◆美容ブログ:http://ameblo.jp/asukaproduce/

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